Jak zaczernić tekst w PDF, żeby naprawdę zniknął

Znajdź PDF w postaci, w której powstał, a nie kopię wydrukowaną i ponownie zeskanowaną. Natywny plik ma warstwę tekstową: automatyczne wykrywanie może ją odczytać, a funkcja usuwania danych ustali, które znaki mieszczą się w zaznaczonym obszarze. Dokument, który przeszedł przez drukarkę i skaner, jest zbiorem obrazów. Dalsza praca będzie wolniejsza i mniej pewna.

Jeśli plik był wielokrotnie edytowany i zapisywany, użyj najnowszej kopii, ale pamiętaj, że może zawierać historię zmian. Więcej o tym niżej.

Spróbuj zaznaczyć kursorem wiersz tekstu. Jeśli nic się nie podświetla, strona jest obrazem i nie ma z niej tekstu do usunięcia. Usunięcie danych wymaga tu zmiany pikseli: narzędzie musi wypalić pole w obrazie i zbudować stronę od nowa ze zmodyfikowanego obrazu. Samo narysowanie prostokąta na obrazie zostawia piksele pod nim nietknięte.

Skan może sprawiać fałszywe wrażenie bezpieczeństwa. Kopiowanie niczego nie znajduje, więc strona wygląda na czystą. OCR potrafi jednak odczytać z niej nazwiska jako tekst w niecałą minutę.

Dwie minuty z kartką oszczędzą drugie podejście. Zapisz, kto dostanie dokument i co już wie. Od tego zależy zakres usuwania danych.

Potem wypisz kategorie, zamiast szukać pojedynczych miejsc. Nazwiska, inicjały, podpisy. Adresy e-mail i numery telefonów. PESEL, numery paszportów, sygnatury spraw, numery pracownika. IBAN-y i numery kart. Daty urodzenia. Kwoty wynagrodzeń. Adresy zamieszkania. Także zdania wskazujące osobę bez podawania nazwiska, na przykład podwykonawcę, który odszedł w połowie marcowego audytu — w firmie może być tylko jedna taka osoba. Jeśli dokument podlega RODO, lista jest dłuższa, niż większość osób zakłada.

Dobre narzędzia przeskanują tekst i wskażą kandydatów: adresy e-mail, numery telefonów, identyfikatory, ciągi przypominające numery kart, IBAN-y, daty, adresy i nazwiska. Skorzystaj z tego. To szybsze niż czytanie wzrokiem czterdziestu stron i często wyłapuje numer rachunku ukryty w przypisie na stronie 31.

Potem przeczytaj dokument. Każdy zestaw reguł daje fałszywe trafienia i coś pomija, a właśnie pominięcia są problemem. Wzorzec z dużym prawdopodobieństwem znajdzie numer telefonu. Nie rozpozna jednak, że czwarty akapit zwykłą prozą opisuje jedną możliwą do zidentyfikowania osobę. Ocena każdego kandydata to zasadnicza część pracy, nie formalność na końcu.

Tu najłatwiej popełnić błąd. Prostokąt, zakreślacz i wypełnienie rysują kształt na wierzchu strony. Tekst nadal istnieje pod spodem; każdy może go zaznaczyć i skopiować. Warto raz zrozumieć ten mechanizm.

Szukaj funkcji nazwanej „Usuń dane”, „Oznacz do usunięcia”, „Redact” albo podobnie. Zwykle jest oddzielona od narzędzi rysowania i ostrzega, że zmiany nie da się cofnąć. To dobry znak. Oznacz wszystkie wybrane miejsca, a tam, gdzie wykrywanie nic nie wskazało, dodaj pola ręcznie.

Samo oznaczenie nie usuwa danych. W większości programów trzeba osobno wybrać „Zastosuj”; do tego momentu widzisz tylko adnotację.

Potem wyeksportuj plik lub zapisz go pod nową nazwą, zamiast nadpisywać oryginał. Zapis przyrostowy może dopisać zmianę do istniejącego pliku i pozostawić w nim poprzednią wersję, przez co cała praca idzie na marne. Zachowaj oryginał w bezpiecznym miejscu: danych usuniętych z nowego pliku nie odzyskasz.

Otwórz właściwości dokumentu. Autor, tytuł, temat, słowa kluczowe i pierwotna nazwa pliku — każde z tych pól może zawierać nazwisko lub nazwę sprawy, której nie chcesz wysyłać. Usuń takie informacje.

Potem sprawdź komentarze, notatki, pola formularza i załączone pliki. Istnieją obok strony, nie na niej, więc pole narysowane na stronie nic z nimi nie zrobi. Sprawdź też przycięte obrazy: kadrowanie zwykle ukrywa fragment zdjęcia, zamiast go usuwać.

To ten krok, który wszyscy pomijają.

Zamknij edytor. Otwórz wyeksportowany plik w zwykłym czytniku. Zaznacz obszar, z którego usunąłeś dane, skopiuj go i wklej do edytora tekstu lub pustej wiadomości. Jeśli tekst się pojawi, dane nie zostały usunięte, niezależnie od wyglądu pliku. Potem wyszukaj nazwisko albo numer, który miał zniknąć. Trafienie pod czarnym polem oznacza to samo.

Rób to na wyeksportowanym pliku, nigdy na wersji otwartej w edytorze. Edytor pokazuje twoje zamiary. Odbiorca dostaje eksport.

hddn prowadzi przez ten proces w przeglądarce, więc dokument nie trafia na serwer aplikacji do przetworzenia. Wskazuje kandydatów do zatwierdzenia lub odrzucenia, pozwala dodać pola ręcznie i zaznaczać tekst tam, gdzie wykrywanie nic nie znalazło. Zatwierdzone miejsca usuwa z wyeksportowanego PDF-a, zamiast zostawiać treść pod kształtem. Test kopiowania eksportu nadal wykonaj.

Nikt nie zobaczy, jak starannie oznaczyłeś dokument. Zobaczą ten jeden wiersz, który został pod spodem.