Kā aizklāt datus PDF failā VDAR vajadzībām

VDAR 4. panta 1. punktā personas dati definēti kā jebkura informācija par identificētu vai identificējamu fizisku personu. Izšķirošs ir vārds „identificējamu”. Tas aptver ne tikai tiešus identifikatorus, bet arī visu, kas ļauj personu noteikt tieši vai netieši: identifikācijas numuru, atrašanās vietas datus, tiešsaistes identifikatoru vai personas fiziskās, fizioloģiskās, ģenētiskās, garīgās, ekonomiskās, kultūras vai sociālās identitātes pazīmes.

Reālā dokumentā tādu datu ir vairāk, nekā uzreiz nāk prātā:

• Vārdi, iniciāļi, paraksti, fotogrāfijas
• E-pasta adreses, tālruņa numuri, dzīvesvietas adreses, IP adreses
• Personas kodi, pasu numuri, nodokļu maksātāja numuri, darbinieka numuri, lietu numuri
• Bankas konti, IBAN, karšu numuri, algu summas
• Dzimšanas, darbā pieņemšanas un atlaišanas datumi
• Amats kopā ar struktūrvienību un biroju, ja komanda ir tik maza, ka tas ir viens cilvēks
• Brīva teksta piezīmes, kas precīzi apraksta cilvēku, viņu nenosaucot

Tieši pēdējos divus punktus bieži atstāj neaizklātus. „Reģiona vadītājs, kurš martā bija slimības lapā” organizācijas iekšienē var norādīt uz vienu konkrētu cilvēku. VDAR 26. apsvērums skaidri nosaka: identificējamību vērtē pēc līdzekļiem, kurus saprātīgi varētu izmantot tu vai cita persona. Nozīme ir arī saņēmēja zināšanām.

Vārdus nomainīt pret „A darbinieks” un „B darbinieks” var šķist pietiekami. Taču VDAR 4. panta 5. punktā to sauc par pseidonimizāciju. VDAR 26. apsvērums nosaka, ka pseidonimizēti dati, kurus ar papildu informāciju var saistīt ar personu, joprojām ir personas dati. Tie paliek VDAR tvērumā, tiem vajadzīgs tiesisks pamats, un datu aizsardzības pārkāpuma gadījumā tie tiek ņemti vērā.

Anonimizēti dati ir tādi, no kuriem personu vairs nav saprātīgi iespējams identificēt. Tā ir augsta latiņa. Konsekventa aizstāšana pēc atslēgas to nesasniedz, īpaši dokumentā, kur pats personu parādīšanās raksts pasaka pusi priekšā.

Ja datus aizklāj, lai dokumentu varētu droši izpaust, informāciju nedrīkst būt iespējams atgūt no nododamā faila. Melns taisnstūris virs teksta atstāj tekstu satura plūsmā, un to var nokopēt. Tā nav aizklāšana. Ja šādi apstrādāts dokuments nonāk pie neparedzēta saņēmēja, tas ir personas datu aizsardzības pārkāpums VDAR 4. panta 12. punkta izpratnē, un sākas VDAR 33. pantā noteiktais paziņošanas termiņš.

Eksportētajā failā jābūt izpildītiem šādiem nosacījumiem:

1. Redzamā teksta satura plūsmā vairs nav, tas nav tikai apsegts.
2. Metadatu, anotāciju, komentāru, pielikumu un saglabātās versiju vēstures arī vairs nav.
3. Nekas nepaliek ārpus redzamās lapas, piemēram, apgriezta attēla atlikušajā daļā.

VDAR 5. panta 1. punkta c) apakšpunkts prasa apstrādāt tikai tādus datus, kas ir atbilstīgi, adekvāti un nepieciešami. To bieži lasa kā prasību dokumenta saturam, taču tas attiecas arī uz pašu apstrādi.

Augšupielādējot personāla lietu tīmekļa pakalpojumā, lai aizklātu vienu algas summu, trešajai pusei nosūti visu dokumentu ar visu tajā esošo personu datiem. Tad vajadzīgs tiesisks pamats datu nosūtīšanai, apstrādes līgums saskaņā ar VDAR 28. pantu, ieraksts VDAR 30. panta reģistrā un skaidrība par serveru atrašanās vietu. Tas viss viena skaitļa dēļ.

Ja darbs notiek ierīcē, kur fails jau atrodas, datu nosūtīšanas nav. Nav apstrādātāja, līguma, ieraksta reģistrā vai jautājuma par pārsūtīšanu, jo nekas nav pārvietots. Tā nav formalitāte. Jo mazāk kopiju un vietu, kur tās glabājas, jo labāk tiek sargāta privātība.

Pirms sāc, pieraksti, kas dokumentu saņems un ko šis saņēmējs jau zina. No tā atkarīgs, cik daudz datu jāaizklāj.

Strādā ar oriģinālo failu, nevis ar izdrukas skenējumu. Tad teksta slānis saglabājas un automātiska noteikšana var palīdzēt. Ļauj tai atrast iespējamos aizklājamos datus, bet dokumentu izlasi pats. Neviens noteikumu kopums neatradīs katru teikumu, kas cilvēku precīzi apraksta, viņu nenosaucot.

Aizklāj datus ar rīku, kas izņem saturu, eksportē failu un atver eksportēto versiju no jauna. Iezīmē aizklātās vietas un nokopē. Meklē izņemto vārdu. Pārbaudi dokumenta rekvizītus: vai tajos nav autora, nosaukuma vai sākotnējā faila nosaukuma, ko negribēji nosūtīt. Ja ir, izņem arī tos.

Pēc tam pieraksti, ko aizklāji un kāpēc. VDAR 5. panta 2. punkts nosaka pārskatatbildības principu. Īsa piezīme lietā ir daudz vieglāka nekā savu apsvērumu rekonstruēšana pēc desmit mēnešiem.

Skenētam PDF nav teksta slāņa, tāpēc kopēšana neko neatrod un lapa izskatās droša. Tā nav. Pikseļos vārds joprojām ir redzams, un OCR to dažu sekunžu laikā pārvērš tekstā.

Aizklājot datus skenētā dokumentā, jāmaina paši pikseļi. Ja rīks melno laukumu iestrādā attēlā un no modificētā attēla izveido jaunu lapu, tas darbojas. Ja tas tikai uzvelk taisnstūri virs attēla, problēma paliek tā pati.

---

Šī nav juridiska konsultācija. Robeža starp pietiekamu un nepietiekamu aizklāšanu konkrētā dokumentā jāvērtē datu aizsardzības speciālistam vai juristam. Taču tehniskā daļa ir skaidra: baitu failā vai nu vairs nav, vai tie tur ir. To vari pārbaudīt desmit sekundēs.