Kaip paslėpti duomenis PDF faile pagal BDAR

BDAR 4 straipsnio 1 dalyje asmens duomenys apibrėžiami kaip bet kokia informacija apie fizinį asmenį, kurio tapatybė nustatyta arba gali būti nustatyta. Esminiai čia žodžiai yra „gali būti nustatyta“. Tai ne vien tiesioginiai identifikatoriai. Tai ir bet kas, pagal ką asmenį galima išskirti tiesiogiai ar netiesiogiai: identifikavimo numeris, buvimo vietos duomenys, interneto identifikatorius arba fizinės, fiziologinės, genetinės, psichinės, ekonominės, kultūrinės ar socialinės tapatybės požymiai.

Realiame dokumente tokių duomenų būna daugiau, nei iškart prisimenate:

• Vardai, inicialai, parašai, nuotraukos
• El. pašto adresai, telefono numeriai, gyvenamosios vietos adresai, IP adresai
• Asmens kodai, pasų numeriai, mokesčių mokėtojo kodai, darbuotojo numeriai, bylų numeriai
• Banko sąskaitos, IBAN, kortelių numeriai, atlyginimų sumos
• Gimimo, įdarbinimo ir atleidimo datos
• Pareigų, padalinio ir biuro derinys, kai komanda tokia maža, kad jis nurodo vieną žmogų
• Laisvo teksto pastabos, tiksliai aprašančios žmogų jo neįvardijant

Paskutiniai du punktai dažniausiai ir lieka nepaslėpti. „Regiono vadovas, kuris kovą sirgo“ organizacijos viduje gali reikšti vienintelį konkretų žmogų. BDAR 26 konstatuojamojoje dalyje aiškiai pasakyta: vertinant, ar tapatybę galima nustatyti, atsižvelgiama į priemones, kuriomis pagrįstai tikėtina, kad pasinaudosite jūs ar kitas asmuo. Svarbios ir gavėjo turimos žinios.

Pakeisti vardus į „A darbuotojas“ ir „B darbuotojas“ atrodo kaip sprendimas. Pagal BDAR 4 straipsnio 5 dalį tai yra pseudonimizavimas. BDAR 26 konstatuojamojoje dalyje nurodyta, kad pseudonimizuoti duomenys, kuriuos su papildoma informacija galima priskirti asmeniui, tebėra asmens duomenys. Jiems vis dar taikomas reglamentas, reikia teisinio pagrindo, o pažeidimo atveju jie vis tiek skaičiuojami.

Duomenys anonimizuoti tik tada, kai niekas negali pagrįstai nustatyti asmens tapatybės iš naujo. Tai aukšta kartelė. Nuoseklus pakeitimas pagal raktą jos nepasiekia, ypač dokumente, kuriame daug pasako pats asmens minėjimo kontekstas ir pasikartojimas.

Jei duomenis slepiate, kad dokumentą būtų saugu atskleisti, informacijos neturi būti įmanoma atkurti iš perduodamo failo. Juodas stačiakampis ant teksto palieka tekstą turinio sraute, iš kurio jį galima nukopijuoti. Tai nėra duomenų slėpimas. Jei taip „sutvarkytas“ dokumentas pasiekia netinkamą gavėją, tai yra asmens duomenų saugumo pažeidimas pagal BDAR 4 straipsnio 12 dalį. Tada pradeda eiti BDAR 33 straipsnyje nustatytas pranešimo terminas.

Eksportuotame faile turi būti įvykdytos trys sąlygos:

1. Matomo teksto turinio sraute nebėra. Jis ne tik uždengtas.
2. Metaduomenų, anotacijų, komentarų, priedų ir išsaugotos versijų istorijos taip pat nebėra.
3. Nieko nelieka už matomos puslapio srities, pavyzdžiui, likusioje apkarpyto paveikslėlio dalyje.

BDAR 5 straipsnio 1 dalies c punkte reikalaujama tvarkyti tik adekvačius, tinkamus ir tik tiek duomenų, kiek būtina. Ši taisyklė dažnai suprantama kaip reikalavimas turiniui, tačiau ji taikoma ir pačiam tvarkymo būdui.

Jei įkeliate personalo bylą į internetinę paslaugą, kad paslėptumėte vieną atlyginimo sumą, trečiajai šaliai perduodate visą dokumentą su visų jame minimų žmonių duomenimis. Tam jau reikia teisinio pagrindo, duomenų tvarkymo sutarties pagal BDAR 28 straipsnį, įrašo pagal BDAR 30 straipsnį tvarkomame registre ir aiškumo, kur yra serveriai. Dėl vieno skaičiaus.

Kai darbas atliekamas tame pačiame įrenginyje, kuriame failas jau yra, duomenų perdavimo nėra. Nėra duomenų tvarkytojo, sutarties, įrašo registre ar klausimo dėl perdavimo, nes failas niekur neiškeliavo. Tai ne formalumas. Kuo mažiau kopijų ir vietų, tuo patikimesnė privatumo apsauga.

Prieš pradėdami užsirašykite, kas gaus dokumentą ir ką tas žmogus jau žino. Nuo to priklauso, kiek duomenų turite paslėpti.

Dirbkite su originaliu failu, ne su jo atspausdinta ir nuskenuota kopija. Tuomet teksto sluoksnis lieka nepažeistas ir aptikimo įrankiai gali padėti. Leiskite automatiniam aptikimui rasti galimus atvejus, bet dokumentą perskaitykite patys. Jokios taisyklės neaptiks sakinio, kuris tiksliai aprašo žmogų jo neįvardydamas.

Slėpkite duomenis įrankiu, kuris pašalina turinį. Eksportuokite ir iš naujo atidarykite eksportuotą failą. Pažymėkite paslėptas sritis ir nukopijuokite. Paieškokite pašalintos pavardės. Patikrinkite dokumento savybes: ar jose neliko autoriaus, pavadinimo ar pradinio failo vardo, kurio neketinote siųsti. Jei liko, pašalinkite.

Tada užsirašykite, ką paslėpėte ir kodėl. BDAR 5 straipsnio 2 dalis įpareigoja gebėti tai pagrįsti. Trumpas įrašas byloje daug paprastesnis nei savo sprendimo atkūrimas po dešimties mėnesių.

Skenuotame PDF nėra teksto sluoksnio, todėl kopijavimas nieko neranda ir puslapis atrodo saugus. Taip nėra. Pikseliuose vardas vis dar matomas, o OCR per kelias sekundes paverčia jį tekstu.

Slepiant duomenis skenuotame dokumente turi pasikeisti patys pikseliai. Jei įrankis įdegina langelį į vaizdą ir perkuria puslapį iš pakeisto vaizdo, jis veikia. Jei tik užpiešia langelį ant vaizdo, problema lieka ta pati.

---

Tai nėra teisinė konsultacija. Ar konkretaus dokumento duomenys paslėpti pakankamai, turi įvertinti jūsų duomenų apsaugos pareigūnas arba teisininkas. Techninis klausimas paprastas: baitų faile arba nebėra, arba jie ten liko. Tai patikrinsite patys per dešimt sekundžių.